Come scegliere un software per la tracciabilità alimentare: criteri, costi e domande da fare

Per scegliere un software per la tracciabilità alimentare parti dal tuo lavoro, non dall’elenco delle funzioni. Ti serve un programma che segua i lotti dal fornitore al cliente, anche dentro i semilavorati. Deve tenere i dati dove vuoi tu, e chi lo vende deve dirti prima che cosa costa e che cosa non fa. Questa guida mette in fila che cosa chiede la legge, i criteri che contano, le domande da fare a chi vende e gli errori da evitare.

La scrive chi fa GUSTOID, e serve anche se poi scegli un altro programma. Per questo GUSTOID sta in un riquadro a parte, in fondo: lì trovi i criteri su cui risponde e quelli su cui non arriva.

Che cos’è un software per la tracciabilità alimentare?

Un software per la tracciabilità alimentare è un programma che tiene collegati i lotti. Registra da quale fornitore arriva ogni materia prima, in quali prodotti è finita e a quali clienti sono andati. Così la storia di un lotto si legge in un posto solo, invece di ricostruirla da quaderni, bolle e fogli sparsi.

La catena ha tre tratti. A monte ci sono il fornitore, il documento d’acquisto, il lotto del fornitore, la quantità e la data. Dentro il laboratorio ci sono le lavorazioni: quali lotti di ingredienti sono entrati e quale lotto ne è uscito. A valle ci sono le consegne: a quale impresa è andato ogni lotto, con quale documento e in che quantità.

Può essere un programma a sé, solo per i lotti, oppure una parte di un gestionale che fa anche magazzino, DDT e fatture. La differenza si sente ogni giorno: nel primo caso il lotto spesso va riscritto anche nel programma dei documenti.

La legge usa la parola rintracciabilità: «la possibilità di ricostruire e seguire il percorso di un alimento» attraverso tutte le fasi della produzione, della trasformazione e della distribuzione (art. 3, n. 15 del Regolamento (CE) n. 178/2002). Nel lavoro di tutti i giorni tracciabilità e rintracciabilità si usano spesso come sinonimi. C’è anche chi chiama tracciabilità il percorso in avanti, dalla materia prima al cliente, e rintracciabilità quello a ritroso.

Che cosa chiede la legge, e che cosa no?

La legge chiede a ogni impresa alimentare di sapere da chi ha ricevuto alimenti e ingredienti, e a quali imprese ha consegnato i suoi prodotti. Queste informazioni vanno date all’autorità che le chiede: è l’articolo 18 del Reg. CE 178/2002. La legge non chiede un software, non chiede di registrare chi compra al banco e non impone la rintracciabilità interna, cioè quale lotto di ingrediente è finito in quale lotto di prodotto.

Lo stesso articolo vuole che gli alimenti immessi sul mercato siano etichettati o identificati in modo da agevolarne la rintracciabilità (paragrafo 4). In Italia il lotto è obbligatorio, con alcune eccezioni: per esempio quando la data di scadenza o il termine minimo di conservazione riportano almeno giorno e mese (D.Lgs. 231/2017, art. 17).

Per carne, latte, uova, pesce e derivati consegnati a un’altra impresa vale anche il Reg. UE 931/2011. Per ogni partita chiede di mettere a disposizione descrizione, quantità, nome e indirizzo di chi spedisce e di chi riceve, il riferimento del lotto quando serve e la data di spedizione. Non vale per gli alimenti che uniscono prodotti di origine vegetale e prodotti trasformati di origine animale.

Le linee guida nazionali sulla rintracciabilità (Accordo Stato-Regioni del 28 luglio 2005) aggiungono tre cose utili per scegliere:

• gli strumenti e i modi li sceglie l’operatore (art. 8): può usare carta, fogli di calcolo o un programma, purché le informazioni ci siano;
• chi vende al consumatore finale deve rintracciare a monte, non a valle (art. 5);
• la rintracciabilità interna non è imposta, ma è opportuna per chi unisce materie prime e ingredienti di varia origine: in caso di ritiro permette di contenere la quantità da ritirare (art. 5).

Chi non rispetta l’articolo 18 rischia una sanzione da 6.000 a 48.000 euro, oppure il 3% del fatturato annuo se è più alto, fino a 150.000 euro. Lo prevede l’art. 2 del D.Lgs. 190/2006, riscritto dalla Legge 21 aprile 2026, n. 75. Gli obblighi, spiegati per esteso, sono nella guida alla rintracciabilità.

Un software di tracciabilità fa anche l’HACCP?

Non per forza: tracciabilità e HACCP sono due cose diverse, e un programma può farne una sola. La tracciabilità segue i lotti, da chi li fornisce a chi li riceve. Le procedure HACCP individuano i pericoli e i punti critici di controllo, fissano i limiti e li sorvegliano. Prevedono poi le azioni correttive e le verifiche, e tengono le registrazioni che lo dimostrano.

Il Reg. CE 852/2004 chiede a chi produce alimenti procedure permanenti basate sui principi del sistema HACCP. Documenti e registrazioni devono essere adeguati alla natura e alle dimensioni dell’impresa (art. 5). La Commissione europea mette la rintracciabilità e i sistemi di ritiro e richiamo fra i programmi di prerequisiti, cioè fra le basi su cui poggia il sistema HACCP (Comunicazione 2022/C 355/01).

Quando un programma promette un «registro HACCP», chiedi che cosa c’è dentro. Un registro delle lavorazioni, con ingredienti, lotti e destinatari, è utile ma non è il registro delle temperature. E nessun registro sostituisce il piano di autocontrollo, che resta tuo e del tuo consulente.

Bastano carta e fogli di calcolo?

Carta e fogli di calcolo come Excel possono bastare se compri da pochi fornitori, vendi soprattutto al banco e fai poche preparazioni: la legge non chiede un programma. Il conto cambia quando i lotti in entrata sono tanti, quando ci sono semilavorati e quando consegni a bar, negozi, ristoranti o grossisti. Lì la domanda «chi ha ricevuto questo lotto?» si risolve solo incrociando a mano fogli di produzione, DDT e fatture.

Per decidere, fai una prova. Le linee guida del 2005 dicono che un piano di richiamo già provato può essere utile (art. 9) e che è opportuno rivedere periodicamente il sistema di rintracciabilità (art. 8). Una prova semplice: prendi un lotto di materia prima di qualche settimana fa. Ricostruisci in quali prodotti è finito e a quali clienti sono andati. Se ci riesci con i documenti che hai, il tuo sistema regge. Se devi rileggere quaderni e andare a memoria, un programma ti serve.

Quali criteri contano nella scelta?

Contano dodici criteri, in tre gruppi: il lavoro di ogni giorno, i documenti con la merce e il programma stesso. Sul lavoro sono sei: i lotti dal fornitore al cliente, la genealogia anche attraverso i semilavorati, le ricette e la produzione, il richiamo, gli allergeni e le etichette. Su documenti e merce sono tre: DDT e fatture elettroniche, l’import delle fatture dei fornitori, il magazzino per lotto e scadenza. Sul programma sono tre: dove stanno i dati, il lavoro senza Internet e i costi veri, compresa l’uscita con i tuoi dati.

Quanto pesa ognuno dipende dal tuo mestiere e da come vendi. Per un panificio che consegna a bar e rivenditori conta il lotto su DDT e fatture. Per una pasticceria con il banco contano gli allergeni prodotto per prodotto e i semilavorati, come creme e basi. Per un centro carni che rifornisce piattaforme e grande distribuzione servono spesso le etichette logistiche GS1. Per un caseificio o un salumificio conta una genealogia che segua le fasi: dal latte alla forma e al siero, dalla carne all’impasto e al salame che stagiona.

Meglio un programma installato sul PC o in cloud?

Dipende da dove vuoi i dati e da dove lavori. Un programma installato tiene l’archivio sul computer dell’azienda e lavora anche senza Internet. Un servizio in cloud lo tiene sui server del fornitore, e lo raggiungi da browser o da app anche fuori dal laboratorio. Nessuna delle due strade va bene per tutti.

Con il programma installato i dati restano in casa, e lo spazio che occupano non lo paghi a nessuno. In cambio le copie di sicurezza toccano a te. Chiedi se il programma le fa da solo e come si porta una copia fuori dal PC: un furto o un guasto si portano via anche le copie rimaste sullo stesso disco. Chiedi anche se più computer possono lavorare sullo stesso archivio, e a quali condizioni.

Con il cloud lavori da più posti e da più dispositivi, e di solito aggiornamenti e copie li gestisce il fornitore. In cambio dipendi dalla connessione e dal fornitore. Chiedi in quale paese stanno i server e chi può vedere i dati. Chiedi che cosa succede se smetti di pagare o se il servizio chiude, e come scarichi tutto il tuo archivio.

Il programma deve funzionare senza Internet?

Sì, se in laboratorio o in cella la connessione è debole o salta. Un programma per la tracciabilità che lavora solo online si ferma insieme alla connessione, e la lavorazione va scritta dopo, a memoria. Prima di firmare chiedi che cosa resta utilizzabile senza Internet: registrare un carico, una lavorazione o un DDT, consultare un lotto.

Anche un programma installato ha bisogno di Internet per alcune cose: trasmettere le fatture al Sistema di Interscambio, leggerne gli esiti, mandare un documento per email, verificare una partita IVA. Alcuni servizi in cloud lavorano anche scollegati e sincronizzano dopo. In quel caso chiedi che cosa succede se due persone modificano la stessa cosa mentre sono offline.

Come deve seguire i lotti, dal fornitore al cliente?

Un software per la tracciabilità deve far nascere il lotto quando la merce entra, tenerlo collegato a ogni lavorazione e portarlo sul documento con cui consegni, DDT o fattura. Se un anello manca, la catena si interrompe proprio lì.

In entrata il lotto dovrebbe nascere dal documento del fornitore, con fornitore, quantità e scadenza, senza riscriverli. Il lotto del fornitore va tenuto a parte dal tuo codice interno. Il primo ti serve se è il fornitore a richiamare un suo lotto; il secondo ti serve tutti i giorni. Per dimostrare da chi hai ricevuto la merce, le linee guida del 2005 indicano il nome del fornitore, la natura dei beni, gli elementi per individuare il prodotto, come la partita, il lotto o la consegna, e le informazioni chieste da norme specifiche (art. 8, comma 2). Anche gli imballaggi a contatto con gli alimenti vanno rintracciati (Reg. CE 1935/2004, art. 17): chiedi se il programma li tratta come le materie prime.

In uscita il lotto deve arrivare sulla riga del DDT e della fattura, con il cliente e la quantità. Chiedi se il programma ti propone il lotto, per esempio quello che scade prima, o se va scritto ogni volta a mano. Chiedi anche se è obbligatorio: se il lotto di una consegna non viene registrato, in un richiamo quel cliente non si ritrova partendo dal lotto. Servono poi i contatti di ogni cliente: le linee guida raccomandano un referente della fornitura da chiamare in caso di ritiro urgente (art. 8).

Perché contano la genealogia e i semilavorati?

La genealogia e i semilavorati contano perché fra la materia prima e il prodotto che vendi spesso c’è un passaggio in mezzo, e la catena non deve spezzarsi lì. Pensa alla crema fra le uova e la torta, all’impasto fra la farina e il pane, al siero fra il latte e la ricotta, ai tagli fra la mezzena e il macinato. La genealogia è il collegamento fra questi lotti, letto nei due sensi: da un prodotto risali agli ingredienti, da un ingrediente scendi a tutto quello in cui è finito.

Se un alimento a rischio fa parte di un lotto, la legge presume a rischio tutto il lotto, a meno che una valutazione approfondita dimostri il contrario (art. 14, par. 6 del Reg. CE 178/2002). Sapere quali lotti di ingredienti sono entrati in quale lotto di prodotto ti permette di indicare con precisione che cosa ritirare. Non è una garanzia: se le informazioni non bastano, l’autorità sanitaria può ritirare tutti i prodotti che possono aver condiviso lo stesso rischio (linee guida del 2005, art. 9).

Le domande da fare sono tre. La genealogia segue un livello solo o tutti quelli che servono? Una lavorazione può dare più prodotti, come il formaggio e il siero o i tagli di una mezzena, ciascuno con il suo lotto? La storia di un lotto si legge in una schermata, a monte e a valle, o va ricostruita a mano?

Che cosa deve fare con ricette e produzione?

Per ogni lavorazione il programma deve registrare quali lotti di ingredienti hai usato e in che quantità. Deve registrare anche quale lotto di prodotto ne è uscito, con la sua scadenza. È il momento in cui nasce la rintracciabilità interna, e conviene che costi poco lavoro: spesso si registra a fine turno, e un modulo lungo è il primo a saltare.

Tre cose aiutano:

• una ricetta che propone le quantità attese, in proporzione a quanto hai prodotto;
• la proposta del lotto per ogni ingrediente in ordine di scadenza, con il criterio FEFO (first expired, first out: esce prima quello che scade prima);
• un controllo sugli scostamenti dalla ricetta, che avvisa o blocca.

Chiedi se il controllo blocca o avvisa. Il blocco evita gli errori ma ferma il lavoro; l’avviso lascia registrare quello che è successo davvero, e lo segnala. Chiedi anche che cosa si stampa alla fine: una scheda per ogni lavorazione, con ingredienti, lotti, prodotti e destinatari, e un registro delle lavorazioni per periodo, da mostrare in un controllo.

Che cosa deve preparare per un richiamo?

Per un richiamo il programma deve trovare, partendo da un lotto, tutti i clienti che l’hanno ricevuto, anche attraverso i prodotti che ne sono nati. Per ognuno servono documento, quantità e data. Poi deve bloccare i lotti coinvolti, perché non escano più. È il lavoro dei primi passi di un ritiro, quando contano le ore.

L’articolo 19 del Reg. CE 178/2002 chiede di avviare subito il ritiro di un alimento non conforme ai requisiti di sicurezza, se non è più sotto il tuo controllo, e di informare l’autorità competente. Se il prodotto può essere arrivato ai consumatori, vanno informati e, se serve, il prodotto va richiamato. Le comunicazioni restano una responsabilità dell’operatore. Al programma chiedi l’elenco su cui lavorare, il blocco dei lotti e il segno di chi hai già avvisato.

Chiedi anche se l’elenco esce in un documento da consegnare all’ASL, e se puoi vederlo senza aprire un richiamo vero, per fare la prova. Come si organizza un ritiro, passo per passo, lo spiega la guida al ritiro e al richiamo.

Che cosa controllare su allergeni ed etichette?

Controlla che ingredienti e allergeni si scrivano una volta sola, sulla scheda di ogni prodotto, e che da lì arrivino dove servono senza ricopiarli; poi che il programma stampi proprio le etichette di cui hai bisogno. L’etichetta della confezione per il consumatore, il cartello del banco e l’etichetta logistica del collo e del pallet sono tre cose diverse.

Il Reg. UE 1169/2011 elenca 14 allergeni (allegato II) e vuole che siano evidenziati nell’elenco degli ingredienti (art. 21). Per gli alimenti offerti senza preimballaggio al consumatore o alle collettività vanno sempre indicati (art. 44). In Italia, per gelateria, pasticceria, panetteria, pasta fresca e gastronomia, l’elenco degli ingredienti può stare su un unico cartello ben in vista. In alternativa può stare, prodotto per prodotto, su un registro anche digitale vicino al banco (D.Lgs. 231/2017, art. 19).

L’avvertenza «può contenere tracce di» è invece un’informazione volontaria (art. 36 del Reg. UE 1169/2011). La Commissione europea indica di usarla solo quando la prevenzione non basta e dopo una valutazione del rischio, e di metterla accanto all’elenco degli ingredienti, non dentro (Comunicazione 2022/C 355/01). Le regole, spiegate per esteso: guida agli allergeni in laboratorio.

Le domande da fare: il programma tiene separati gli allergeni presenti e le tracce? Per un prodotto fatto in laboratorio propone gli allergeni da quelli degli ingredienti, anche dentro i semilavorati? Stampa il cartello o il registro del banco, o ti dà solo i dati per farli? Se ti serve la dichiarazione nutrizionale, la calcola? Quali etichette stampa, e su quali stampanti? Per l’etichetta logistica GS1-128 serve il GTIN, che nasce dal prefisso aziendale rilasciato da GS1 Italy. Il prodotto pesato al banco, di solito, lo etichetta la bilancia: se vuoi che bilancia e programma si parlino, chiedilo prima.

DDT e fatture elettroniche devono stare nello stesso programma?

Conviene tenerli insieme se consegni ad altre imprese, perché è sul DDT e sulla fattura che il lotto arriva al cliente. Se i documenti li fai con un altro programma, il lotto va ricopiato a mano, con il rischio di sbagliarlo o di dimenticarlo.

Il DDT riporta già la data, chi cede, chi riceve, l’eventuale incaricato del trasporto e la natura, la qualità e la quantità dei beni (DPR 472/1996, art. 1, comma 3). Con il lotto su ogni riga diventa anche il documento della rintracciabilità verso i clienti. Per carne, latte, uova e derivati porta così i dati che il Reg. UE 931/2011 chiede per ogni partita: descrizione, quantità, chi spedisce, chi riceve, lotto e data. Anche le linee guida del 2005 citano fatture e bolle fra i sistemi adatti a sapere a chi hai consegnato (art. 8).

Per la fattura elettronica chiedi: la fattura differita si fa da più DDT dello stesso cliente senza ricopiare le righe, lotto compreso? Il file XML viene controllato prima dell’invio, e gli esiti del Sistema di Interscambio tornano nel programma? Il lotto entra anche nel file XML o solo nel PDF? Se la trasmissione passa da un intermediario, quanto costa ogni fattura? La conservazione a norma è compresa o si paga a parte?

Che cosa chiedere sull’import delle fatture dei fornitori?

Sull’import delle fatture dei fornitori la domanda chiave è se il programma legge da solo il file XML o P7M e se, da quella stessa fattura, fa entrare la merce a magazzino come lotti, senza ridigitarla. Senza questo passaggio la stessa merce si registra due volte: una come fattura, una come carico.

Poi verifica i dettagli. Le fatture si raccolgono da sole da una cartella o vanno caricate una per una? Il fornitore viene riconosciuto dalla partita IVA? Le righe si abbinano agli articoli dal codice del fornitore, e l’abbinamento resta per la fattura dopo? I prezzi vengono confrontati con il listino concordato? Che cosa succede se importi due volte la stessa fattura, o se quella merce era già entrata con il DDT? La fattura elettronica non ha un campo apposta per il lotto: chiedi come il programma ti fa indicare lotto e scadenza della merce arrivata.

A che cosa serve il magazzino per lotto e scadenza?

Il magazzino per lotto e scadenza serve a sapere quanto hai di ogni lotto, in quale deposito e quando scade. Così usi prima quello che scade prima e togli lo scaduto con una causale scritta. Dopo la data di scadenza un alimento è considerato a rischio (Reg. UE 1169/2011, art. 24). Cederlo o esporlo per la vendita al consumatore finale è punito con una sanzione da 5.000 a 40.000 euro (D.Lgs. 231/2017, art. 12).

Le domande da fare: le giacenze si vedono per lotto e per deposito, con le scadenze? Il programma avvisa di quello che sta per scadere e di quello che scende sotto la scorta minima? Lo scarto si registra con la sua causale? Il programma può impedire di consegnare un lotto già scaduto? E soprattutto: quando emetti un DDT o una fattura di vendita, il magazzino si scarica da solo o lo scarico va registrato a parte? Cambia il lavoro di ogni giorno, ed è meglio saperlo prima.

Quanto costa davvero un software per la tracciabilità?

Il costo vero di un software per la tracciabilità è la somma di più voci, non il solo canone. Ci sono la licenza o l’abbonamento, l’installazione con il travaso dei dati, la formazione, la trasmissione delle fatture elettroniche e la conservazione a norma. Poi l’assistenza, gli aggiornamenti e, un giorno, l’uscita con i tuoi dati. Fatti scrivere ogni voce prima di firmare.

• Canone o licenza. Si paga per azienda, per utente o per postazione? C’è un impegno minimo? Alla scadenza si rinnova da solo o decidi tu?
• Installazione. Chi porta dentro articoli, clienti, fornitori e giacenze dal programma di prima, e con quale costo? Si paga prima o a installazione finita?
• Formazione. Per quante persone, per quanto tempo, ed è compresa?
• Fatture elettroniche. Se la trasmissione passa da un intermediario, quanto costa ogni fattura? Ci sono attivazioni, o crediti che scadono?
• Conservazione a norma. È compresa o si paga a parte?
• Assistenza. Come si chiede, per email o per telefono, in quali giorni, ed è compresa?
• Aggiornamenti. Sono compresi o si pagano?
• Uscita. Se smetti, in che formato ti porti via i dati, e il programma resta consultabile?

Esiste un software per la tracciabilità alimentare gratis?

Sì, alcuni programmi per la tracciabilità hanno una versione gratuita. Leggi bene i limiti, per esempio sul numero di lotti o di postazioni, e che cosa succede quando li superi. Gratis è anche il foglio di calcolo, che la legge ammette. Il suo costo è il lavoro a mano: tenerlo aggiornato e incrociarlo con DDT e fatture quando serve una risposta.

Una prova gratuita serve a un’altra cosa: a provare il programma sul tuo lavoro, non sulla demo di chi lo vende. Usala per seguire un lotto vero, dal carico alla consegna, con i tuoi articoli e i tuoi documenti.

Che fine fanno i dati se cambi programma?

I dati devono restare tuoi e poter uscire in formati che altri programmi leggono. Le fatture devono restare nel formato XML del Sistema di Interscambio e i documenti in PDF; l’archivio di articoli, clienti, lotti e movimenti deve uscire in un formato aperto o esportabile. Chiedilo prima di firmare, non quando vuoi cambiare.

Chiedi se puoi esportare tutto, lotti e movimenti compresi, o solo le anagrafiche, e se l’esportazione si paga. Chiedi se il programma resta consultabile quando smetti di pagare, e che cosa succede ai dati se il fornitore chiude. Pensa anche a quanto devono durare le registrazioni. Le linee guida del 2005 indicano questi tempi, a titolo indicativo (art. 5):

• 3 mesi per i prodotti freschi, come quelli di panetteria e pasticceria;
• 6 mesi dopo la data di scadenza, per i prodotti che ce l’hanno;
• 12 mesi dopo il termine minimo di conservazione;
• 2 anni per i prodotti senza nessuna data.

Quali domande fare a chi vende un software per la tracciabilità?

A chi vende un software per la tracciabilità chiedi dove stanno i dati, che cosa funziona senza Internet, come nasce e dove arriva il lotto, se la genealogia attraversa i semilavorati e che cosa prepara il programma per un richiamo. Poi chiedi come tiene allergeni ed etichette, se si collega a bilancia e cassa, quanto costa ogni voce e come escono i dati se smetti. Fai le domande per iscritto e chiedi di vedere la risposta sul programma, con un tuo articolo e un tuo documento.

Qui sotto le stesse domande, in sedici righe, criterio per criterio.

Quali errori evitare nella scelta del software?

Gli errori da evitare sono questi sei: confondere tracciabilità e HACCP, scegliere sulla carta senza provare, guardare solo il canone, lasciare le consegne senza lotto, dare per scontato quello che non hai chiesto e pensare che il programma sostituisca il consulente. Conviene conoscerli prima di firmare, perché dopo l’installazione cambiare costa fatica.

1. Confondere tracciabilità e HACCP. Un programma che registra le temperature non segue per forza i lotti. E uno che segue i lotti non registra per forza le temperature.
2. Scegliere sulla carta. Un elenco di funzioni non dice come si lavora. Prova il programma con un lotto vero, dal carico al DDT, insieme alle persone che lo useranno.
3. Guardare solo il canone. Installazione, formazione, trasmissione delle fatture e conservazione si sommano al canone: fatti scrivere tutto.
4. Lasciare le consegne senza lotto. Se il lotto consegnato non viene registrato, in un richiamo quel cliente non si ritrova partendo dal lotto.
5. Dare per scontato quello che non hai chiesto. Bilancia, cassa, giri di consegna, app per tablet: se ti servono, chiedi se ci sono e fatteli mostrare.
6. Pensare che il programma sostituisca il consulente. Le procedure basate sul sistema HACCP restano dell’operatore (Reg. CE 852/2004, art. 5). Il programma tiene le registrazioni; le decisioni restano tue.